Koordinasi Dalam Manajemen

Dalam suatu organisasi memiliki kegiatan-kegiatan dari satuan-satuan organisasi yang berbeda-beda. Untuk mengiintegrasikan perbedaan tersebut dibutuhkan koordinasi. Koordinasi merupakan hal penting dalam suatu organisasi. Siatu koordinasi yang baik sanggup tercipta apabila sistem manajerial tertata dengan baik. Dengan koordinasi maka akan tercipta suasana kerja yang kondusif, efektif, dan efisian. Lantas, apa yang dimaksud dengan koordinasi ?

Koordinasi adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan kiprah dan derajat saling ketergantungan dari majemuk satuan pelaksananya. James D. Thompson menyampaikan bahwa ada tiga macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi, yaitu :

• Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence), jikalau satuan-satuan organisasi tidak salingtergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.
• Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependence), di mana suatu satuan organisasi harus melaksanakan pekerjaannya terlebih dahulu sebelum satuan yang lain sanggup bekerja.
• Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence), merupakan hubungan memberi dan mendapatkan antar satuan organisasi.

Peningkatan spesialisasi akan menaikkan kebutuhan akan koordinasi. Tetapi semakin besar derajat spesialisasi, semakin sulit bagi manajer untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan khusus dari satuan-satuan yang berbeda. Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch mengemukakan, bahwa ada empat tipe perbedaan dalam perilaku dan cara kerja di antara majemuk individu dan departemen-departemen dalam organisasi yang mempersulit kiprah pengkoordinasian bagian-bagian organisasi secara efektif, yaitu :

1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu. Para anggota dari departemen yang berbeda menyebarkan pandangan mereka sendiri ihwal bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik. 
2. Perbedaan dalam orientasi waktu. Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalamperiode waktu yang pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.
3. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi. Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat semoga prosesnya lancar.
4. Perbedaan dalam formalitas struktur. Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin memiliki metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi aktivitas terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

Komunikasi merupakan kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara eksklusif tergantung pada perolehan, penyebaran, dan pemrosesan informasi. Koordinasi intinya merupakan kiprah pemrosesan informasi. Terdapat tiga pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif, yaitu :

• Pendekatan pertama, hanya mempergunakan teknik-teknik administrasi dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. 
• Pendekatan kedua menjadi dibutuhkan jikalau majemuk satuan organisasi menjadi lebih saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.
• Pendekatan ketiga, di samping peningkatan koordinasi potensial, mengurangi kebutuhan akan koordinasi. 

Mekanisme dasar untuk pencapaian koordinasi yaitu komponen-komponen vital administrasi yang mencakup :

1. Hirarki Manajerial. Rantai perintah, pemikiran info dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yang terang sanggup menumbuhkan integrasi jikalau dirumuskan secara terang serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
2. Aturan dan Prosedur. Aturan-aturan dan prosedur-prosedur yaitu keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga sanggup juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
3. Rencana dan Penetapan Tujuan. Pengembangan rencana dan tujuan sanggup dipakai untuk pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh seluruh satuan organisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama.

Koordinasi potensial sanggup ditingkatkan dengan dua cara, yaitu dengan :

1. Sistem Informasi Vertikal.

Sistem info vertikal yaitu peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi sanggup terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. 

2. Hubungan-hubungan Lateral (Horizontal).

Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan info dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki di mana info yang dibutuhkan ada. Ada beberapa hubungan lateral yang dikenal, yaitu :

• Kontak eksklusif antara individu-individu yang sanggup meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.
• Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sehingga mengurangi panjangnya kanal komunikasi.
• Panitia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang djadwalkan teratur. Satuan kiprah dibuat jikalau dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
• Pengintegrasian peranan-peranan. 
• Peranan penghubung manajerial, yang memiliki kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya.
• Organisasi matriks.

Kebutuhan akan koordinasi yang sangat besar sanggup mengakibatkan kelebihan beban bahkan memperluas mekanisme-mekanisme pengkoordinasian. Langkah yang paling konstruktif yang sanggup diambil dalam menghadapi kasus ini yaitu mengurangi kebutuhan akan koordinasi. Ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu :

1. Penciptaan sumber daya tambahan. Sumber daya komplemen menunjukkan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, materi baku atau waktu, kiprah diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.
2. Penciptaan tugas-tugas yang sanggup bangun sendiri. Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah abjad satuan-satuan organisasi. Kelompok kiprah yang sanggup bangun sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perubahan).

Pertimbangan penting dalam penentuan pendekatan yang paling baik untuk koordinasi yaitu menyesuaikan kapasitas organisasi untuk koordinasi dengan kebutuhan koordinasi. 

Semoga bermanfaat.

Tweet

Rian SEO

Blogger yang senang mempelajari hal-hal baru seputar Blog, SEO dan Bisnis Online.

Subscribe to receive free email updates: