Sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu system, yang berarti suatu kesatuan atau himpunan yang terdiri dari aneka macam bab yang satu sama lain saling berafiliasi secara teratur. Kata sistem sering juga digunakan dalam pengertian yang berbeda, menyerupai prosedur, metode, atau tata cara. Dalam aneka macam bidang, kata sistem banyak digunakan, termasuk dalam pengawasan melekat.
 |
| gambar : kompasiana.com |
Untuk mencapai target-target organisasi secara efektif dan efisien, seorang pimpinan memerlukan alat bantu yang harus ada (diciptakan) sesuai dengan kebutuhannya, yang sifatnya ialah untuk mengarahkan semua kegiatan yang dilakukan oleh seluruh petugas demi tercapainya target-target tujuan organisasi.
Alat bantu yang dimaksud meliputi unsur-unsur yaitu struktur organisasi, perincian kebijaksanaan, planning kerja, mekanisme kerja, pencatatan hasil kerja, dan training personel. Semua unsur tersebut di atas disebut juga sebagai unsur-unsur pengawasan melekat.
1. Struktur Organisasi.
Struktur organisasi dibentuk untuk memperlihatkan kejelasan wacana pembagian tugas, fungsi, wewenang, tanggung jawab, serta hubungannya antara satu dengan yang lain. Untuk memperoleh kejelasan, perlu dibentuk :
- Bagian organisasi sesuai ketetapan yang berlaku, yang menggambarkan antara lain : kedudukan setiap unit dan petugas dalam susunan suatu satuan organisasi, kiprah pokok dan fungsi, serta kekerabatan antara setiap unit dan petugas.
- Rumusan kiprah dan fungsi setiap unit.
- Uraian jabatan yang menggambarkan, antara lain nama jabatan, tugas-tugas yang harus dilakukan, dan persyaratan jabatan yang harus dipenuhi.
Pengawasan terjadi secara otomatis alasannya ialah adanya struktur organisasi. Pengawasan ini menempel pada pengawasan melekat. Makin baik struktur organisasi, makin baik pula pembagian tanggung jawab sanggup dilakukan dan alasannya ialah itu akan lebih baik pula pengawasan menempel yang akan timbul.
2. Kebijaksanaan Pelaksanaan.
Kebijaksanaan ialah teladan sikap yang telah ditentukan lebih dahulu, yang harus diperhatikan dalam melaksanakan kegiatan. Kebijaksanaan merupakan pernyataan niat administrasi organisasi untuk bertindak dengan cara-cara tertentu dalam keadaan tertentu.
Setiap pimpinan instansi atau unit kerja dalam rangka pelaksanaan tugasnya wajib menyusun budi pelaksanaan sebagai pegangan bagi setiap pelaksana dalam instansi atau unit kerjanya. Kebijaksanaan pelaksanaan yang dibentuk oleh setiap pimpinan hendaknya :
- Berdasarkan budi yang lebih tinggi.
- Tidak boleh bertentangan dengan budi yang lebih tinggi dan yang setingkat dalam duduk masalah yang sama.
- Merupakan pembagian terstruktur mengenai budi yang lebih tinggi.
- Tertulis dan terperinci.
- Sistematis dan konsisten.
- Diorentasikan pada penyelesaian kiprah secara efisien dan efektif.
Kebijaksanaan memuat unsur pengawasan yaitu pengawasan untuk tidak melaksanakan hal-hal yang bertentangan dengan budi yang lebih tinggi. Pengawasan tersebut menempel pada kebjaksanaan tersebut. Pengawasan yang timbul secara otomatis inilah yang disebut pengawasan melekat. Makin baik budi disusun, makin baik pula mutu pengawasan melekat.
3. Prosedur Kerja.
Prosedur kerja disusun untuk memperlihatkan petunjuk yang terang wacana langkah-langkah yang harus ditempuh dalam menuntaskan kegiatannya. Untuk memperoleh kejelasan maka mekanisme kerja perlu :
- Tertulis dan disusun menurut peraturan perundang-undangan dan budi yang ada.
- Khusus mekanisme yang berkaitan dengan perijinan dan pelayanan kepada masyarakat harus diinformasikan kepada masyarakat dan pihak-pihak yang berkepentingan.
- Sederhana dan gampang dimengerti oleh pihak pengguna.
- Skematis dengan memakai simbol-simbol tertentu.
- Menjamin kelancaran, ketepatan dan kecepatan, jikalau perlu dilakukan pelimpahan wewenang satu pintu atau satu atap.
- Dapat mencegah terjadinya biaya tinggi dan penyimpangan atau penyalahgunaan.
Suatu mekanisme yang baik akan sanggup menguraikan terjadinya kekeliruan dan kecurangan. Pengawasan yang timbul secara otomatis tersebut menempel pada mekanisme yang berlaku, alasannya ialah itu disebut pengawasan melekat.
4. Rencana Kerja.
Rencana kerja disusun untuk memperlihatkan kejelasan wacana tujuan, sasaran, cara pelaksanaan, waktu, sumber-sumber yang diperlukan. Untuk memperoleh kejelasan, maka planning kerja perlu :
- Diikuti dengan aktivitas kerja.
- Disusun dengan memperhitungkan kemungkinan pelaksanaan, tersedianya anggaran, tenaga akomodasi dan waktu yang tersedia.
- Luwes, dalam arti sanggup dilakukan perubahan-perubahan sesuai dengan perkembangan keadaan.
- Dalam penyusunannya sejauh mungkin mengikut sertakan pihak-pihak yang terlibat.
Suatu perencanaan yang baik akan memuat planning pelaksanaan suatu aktivitas atau operasi secara efisien dan ekonomis. Dengan melaksanakan planning itu telah terjadi pengawasan secara otomatis yaitu mengawasi semoga jumlah dan harga sumber daya yang digunakan selalu efisien dan ekonomis. Ketentuan tersebut mengandung unsur pengawasan yang disebut pengawasan melekat.
5. Pencatatan dan Pelaporan.
Pencatatan hasil kerja dan pelaporan disusun untuk memperlihatkan kejelasan wacana semua informasi wacana pelaksanaan tugas, baik yang menyangkut kemajuan maupun hambatan-hambatan untuk mengendalikan pelaksanaan kegiatan. Untuk memperoleh kejelasan, maka pencatatan hasil kerja dan pelaporan perlu :
- Berdasarkan fakta.
- Melalui mekanisme kerja yang telah ditentukan.
- Tepat waktu dan teratur.
- Mencakup semua aspek pelaksanaan yang diperlukan.
- Meliputi tahapan dan waktu yang ditetapkan.
Misalnya dalam hal ditentukannya kualifikasi dalam penerimaan pegawai suatu instansi, telah timbul pengawasan secara otomatis, yaitu pengawasan semoga hanya pelamar yang diharapkan dan akan sanggup melaksanakan pekerjaan saja yang diterima. Pengawasan ini disebut pengawasan melekat.
6. Pembinaan Personil.
Pembinaan personil dilakukan untuk meningkatkan kemampuan, semangat dan gairah kerja, disiplin dalam melaksanakan kiprah yang menjadi tanggung jawab dan tidak memiliki sikap dan tindakan yang bertentangan dengan maksud serta kepentingan tugas. Untuk memperoleh kejelasan maka training personil perlu :
- Didasarkan pada perencanaan sumber daya insan yang matang.
- Terus menerus dan berkesinambungan.
- Diarahkan pada peningkatan prestasi, pengabdian dan partisipasi aktif dengan memperhatikan kemungkinan penerapan hukuman dan pertolongan penghargaan.
- Dilaksanakan secara manusiawi.
Untuk mendukung kelancaran pelaksanaan kiprah dan pelaksanaan pengawasan melekat, hendaknya digunakan formulir dan alat standar kerja tertentu. Untuk memperoleh kejelasan, formulir-formulir dan lain-lain alat standarisasi kerja perlu sederhana dan gampang dimengerti, meliputi unsur-unsur yang diperlukan, dan adanya keseragaman pola.
Semoga bermanfaat.
0 Response to "Unsur-Unsur Sistem Pengawasan Melekat"
Post a Comment